Tietosuojakäytännön tarkoituksena on antaa luonnolliselle henkilölle ‒ tietojen luovuttajalle ‒ tietoja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta, laajuudesta, suojaamisesta sekä tietojen hankinnan ja henkilötietojen käsittelyajasta.

1. Tietojen käsittelijä:

• Henkilötietojen käsittelijä on ”TONUS ELAST” Ltd , jäljempänä ”TE”, yhdistetty rekisterinumero nro 40003233170, oikeudellinen osoite ”Pilskalni”, Grinvalti, Nicas pagasts, Dienvidkurzemes novads, LV-3473, Latvia.
• TE-yhteystiedot asioissa, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn, ovat seuraavat:
  sähköpostiosoite: tiedot @ tonuselast.com, osoite: ”Pilskalni”, Grinvalti, Nicas pagastit, Dienvidkurzemes novads, LV-3473, Latvia, puhelin (+371) 63431547. Voit esittää kysymyksiä henkilötietojen käsittelystä käyttämällä näitä yhteystietoja tai ottamalla yhteyttä ym. postiosoitteeseen. Oikeuksien käyttöä koskeva hakemus voidaan jättää tämän tietosuojapolitiikan mukaisesti.
• Edellisessä kohdassa tarkoitetun käsittelijän vastuuhenkilön tehtävät ovat seuraavat: tiedottaa ja neuvoa TE:n työntekijöitä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, seurata henkilötietojen suojaan liittyvien säädösten noudattamista TE:ssä, tehdä yhteistyötä valvontaviranomaisen kanssa ja antaa neuvoja TE:tä käsitteleville henkilöille tietojenkäsittelyyn liittyvissä asioissa.

2. Tietosuojakäytännön aiheet

• Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja.
• Tietosuojakäytäntöä sovelletaan yksityisyyden ja henkilötietojen suojan varmistamiseksi seuraavien osalta:
  • luonnolliset henkilöt ‒ kumppaneita, työntekijöitä ja kolmansia osapuolia, jotka vastaanottavat tai siirtävät TE:lle kaikki palvelujen tarjoamista koskevat tiedot (mukaan lukien kontaktit, maksajat jne.);
  • TE:n tehtaan ja muiden tilojen ja alueiden vierailijat, mukaan lukien ne, joille suoritetaan videovalvontaa;
  • TE:n ylläpitämän kotisivun käyttäjät; jäljempänä ”henkilöt”.
• TE huolehtii henkilöiden yksityisyydestä ja henkilötietojen suojasta, kunnioittaa henkilöiden oikeuksia henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 27. päivänä huhtikuuta 2016 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 (jäljempänä "asetus")) ja muiden yksityisyyden ja tietojen käsittelyn alalla annettujen säädösten mukaisesti.
• Tietosuojakäytäntöä sovelletaan tietojenkäsittelyyn riippumatta siitä, missä muodossa tiedot toimitetaan ja käsitellään.
• TE voi vahvistaa tietyntyyppistä tietojenkäsittelyä varten lisäsääntöjä, joiden mukaisesti henkilölle ilmoitetaan hänen toimittaessaan asiaankuuluvat tiedot.

3. TE käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• Palvelujen tarjoaminen ja sopimuksen täytäntöönpano. Tarkoitus koskee palvelujen tarjoamista ja tehtyjen sopimusten (liiketoimien) täytäntöönpanoa. Henkilötietojen käsittely on suoritettava lain ja sopimuksen perusteella (liiketoimi);
• sopimuksen valmistelu, tekeminen tai muuttaminen. Tarkoitus koskee uusia hakemuksia, jotka koskevat olemassa olevaa tai uutta liiketoimea, palvelut mukaan luettuina. Henkilötietojen käsittely on suoritettava lain tai sopimuksen perusteella (liiketoimi);
• Sopimusvelvoitteiden täyttäminen ja palvelujen tarjoaminen;
• Kaupallisiin tarkoituksiin tarkoitettujen palvelujen mainonta ja jakelu;
• Hakemusten, valitusten ja vaatimusten tarkastelu ja käsittely;
• Selvityshallinto, velkojen perintä ja täytäntöönpano. Tarkoitus liittyy henkilön kanssa tehtävien sovintojen yhteydessä toteutettuihin toimiin. Henkilötietojen käsittely on suoritettava lain ja sopimuksen perusteella (liiketoimi);
• Kotisivun ylläpito ja parantaminen;
• Tietojen antaminen kansallisille sääntelyviranomaisille ja operatiivista toimintaa harjoittaville elimille siinä määrin kuin ne on määritelty ulkoisissa sääntelysäädöksissä;
• Henkilötietojen käsittely sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin JSC ”Olainfarm” - ryhmän puitteissa. Tarkoituksena on henkilötietojen käsittely konsernin sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin, kuten eturistiriitojen ehkäiseminen ja laittomien liiketoimien estäminen. Henkilötietojen käsittelyn on perustuttava oikeutettuun etuun,
• Sitovien säädösten täytäntöönpanoon. Tarkoitus liittyy säännöksissä säädettyihin henkilötietojen käsittelyn perusteisiin, kuten kirjanpidon, verojen, maksujen jne. aloihin;
• TE:n organisatorinen hallinto, suunnittelu ja kirjanpito (mukaan lukien kirjaaminen, prosessien, palvelujen, tietojärjestelmien, henkilökohtaisten tietojen, kauppiaan sukupolvenvaihdoksen, suhdetoiminnan ja sosiaalisen vastuun toteuttaminen). Tätä tarkoitusta sovelletaan yrityksen yhdennettyä hallinnointia koskeviin toimenpiteisiin, myös kansallisten ja kansainvälisesti tunnustettujen hallinto- ja ohjausjärjestelmän periaatteiden mukaisesti, varmistamalla sisäisten prosessien seuranta, valvonta ja täydellisyys. Henkilötietojen käsittely tapahtuu henkilön lainsäädännön, oikeutetun edun ja suostumuksen perusteella.
• Kirjanpito/varainhoito ja verohallinto. Tarkoitus liittyy kirjanpitoon, veromaksuihin, tilityksiin jne. Käsittelemme henkilötietoja lain ja sopimuksen perusteella (liiketoimi);
• Muut erityiset tarkoitukset, joissa henkilöille ilmoitetaan asiasta ennen tietojen toimittamista;
• Kaikissa näissä tapauksissa TE käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin käsittelyn erityistarkoitus sallii.

4. Miten TE saa henkilötietoja

• TE:n henkilöstä hankkimat tiedot riippuvat liiketoimen sisällöstä. Kaikenlaisen yhteistyön puitteissa annettavat tiedot saadaan samalla tavalla.
• Tiedot, jotka rekisteröity (henkilö) on toimittanut TE:lle itsestään eli rekisteröidystä tai tämän valtuuttamasta henkilöstä viestinnällä tai yhteistyöllä TE:n kanssa, kuten sopimuksen tekeminen, tietojen pyytäminen tai tietyn kysymyksen tai pyynnön tutkimista koskevan hakemuksen esittäminen, tiedonsiirto tietokanavien kautta, mukaan lukien sosiaaliset verkot, TE:n järjestämissä tai tukemissa tapahtumissa vierailu, jonka aikana valokuvia tai videokuvia voidaan ottaa, jos siitä on ilmoitettu etukäteen.
• Jotta voidaan täyttää sääntelysäädöksissä määritellyt vaatimukset ja varmistaa pitkäaikainen yhteistyö ja luottoriskien hallinta, TE:n on ehkä pyydettävä tietoja myös julkisesti saatavilla olevista rekistereistä, mukaan lukien LURSOFT – Commercial Register, Land Register, Insolvency Register, Commercial Pledge Register jne.
• Evästeitä voidaan käyttää TE-kotisivuilla, joista tiedotamme kotisivuilla vierailujen yhteydessä.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta

• sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano ‒ tehdä hakemukseen perustuva sopimus ja varmistaa tällaisen sopimuksen täyttäminen;
• säädösten täytäntöönpano ‒ säädöksissä määriteltyjen velvoitteiden tai oikeuksien noudattamiseksi;
• rekisteröidyn suostumus;
• laillisiin (oikeutettuihin) etuihin ‒ olemassa olevista velvoitteista tai tehdystä sopimuksesta tai laista johtuvien TE:n laillisten (oikeutettujen) etujen täytäntöönpanemiseksi:
  • harjoittaa kaupallista toimintaa;
  • varmistaa sopimukseen perustuvien velvoitteiden täyttäminen;
  • kehittää ja parantaa tuotteita ja palveluja;
  • tuotteiden ja palvelujen mainostaminen;
  • lähettää muita raportteja sopimuksen täytäntöönpanon edistymisestä ja sopimuksen toteuttamisen kannalta merkityksellisistä tapahtumista;
  • varmistaa ja parantaa palvelujen laatua;
  • maksujen hallinnointi;
  • maksamatta olevien maksujen hallinnointi;
  • haetaan valtion viranomaisilta, operatiivista toimintaa harjoittavilta elimiltä ja tuomioistuimilta sen oikeudellisten etujen suojaamista;
  • yleisölle tiedottaminen toiminnastaan.

6. Henkilötietojen käsittely ja suojaaminen

• TE käsittelee ja suojaa henkilötietoja nykyaikaisten teknologiavalmiuksien avulla ottaen huomioon olemassa olevat yksityisyyteen liittyvät riskit ja kohtuullisesti käytettävissä olevat organisatoriset, taloudelliset ja tekniset resurssit.
• Sopimusvelvoitteiden korkean laadun ja toiminnallisen suorituskyvyn varmistamiseksi TE voi valtuuttaa yhteistyökumppaninsa tarjoamaan erityisiä palveluja, kuten henkilöstön sairausvakuutuspalveluja, laskutusta ja muita vastaavia palveluja. Jos yhteistyökumppanit käsittelevät tällaisia tehtäviä suorittaessaan TE:n käytettävissä olevia henkilötietoja, kyseisiä yhteistyökumppaneita pidetään henkilötietojen käsittelijöinä ja TE:llä on oikeus siirtää tällaisen toiminnan toteuttamiseksi tarvittavat henkilötiedot yhteistyökumppaneille siinä määrin kuin se on tarpeen näiden toimien toteuttamiseksi.
• TE:n yhteistyökumppanit henkilötietojen käsittelijän ominaisuudessa varmistavat henkilötietojen käsittelyä ja suojaa koskevien vaatimusten noudattamisen säädösten mukaisesti eivätkä käytä henkilötietoja muihin tarkoituksiin paitsi TE:n puolesta tehtyjen sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

7. Henkilötietojen vastaanottajien luokat tai niiden henkilöiden luokat, joille tiedot luovutetaan

• TE ei saa luovuttaa kolmansille osapuolille henkilötietoja tai mitään palvelujen tarjoamisen aikana tai sopimuksen voimassaoloaikana saatuja tietoja, mukaan lukien palvelujen luonnetta, sisältöä jne. koskevat tiedot, lukuun ottamatta seuraavia:
  • jos kolmannen osapuolen on siirrettävä tiedot sellaisen sopimuksen puitteissa, joka on tehty sopimuksen täyttämiseksi vaadittavan tehtävän tai lain nojalla siirretyn tehtävän suorittamiseksi (esim. tilitysten tai palvelun tarjoamisen yhteydessä toimivalle pankille);
  • jos rekisteröity on antanut selkeän ja nimenomaisen suostumuksensa;
  • sääntelyvaltuutuksissa säädettyihin osapuoliin niiden perustellusta pyynnöstä siinä määrättyjen menettelyjen mukaisesti ja siinä määrätyssä laajuudessa;
  • sääntelysäädöksissä määritellyissä tapauksissa TE:n oikeutettujen etujen suojaamiseksi tuomioistuimiin tai muihin viranomaisiin kohdistuvalla hakemuksella.

• Henkilötietoja voidaan luovuttaa JSC ”Olainfarm” Groupin yhtiöille. Henkilötietojen turvallisuus on ensisijainen tavoite JSC ”Olainfarm” Groupin yrityksissä, ja liiketoimintaprosessit toteutetaan säädöksissä vahvistettujen vaatimusten mukaisesti.
• Henkilötietoja voidaan luovuttaa TE:n yhteistyökumppaneille, joiden kanssa JSC ”Olainfarm” Groupin yhtiöt ovat tehneet yhteistyösopimuksia ja keskinäisiä velvoitteita. Kuten palvelujen tarjoaminen, toimitus (mukaan lukien pakettien ja sopimusten toimittaminen, mukaan lukien kuriirit, posti jne.), laadunvalvonta (mukaan lukien katsastajat), palvelujen turvallisuus ja suojelu (yhteistyökumppanit, jotka tukevat työntekijöiden, asiakkaiden, vierailijoiden, tilojen ja infrastruktuurin turvallisuutta ja suojelua, mukaan lukien turvallisuus, oikeusavun tarjoajat jne.) ja johdon tarjoaminen (organisaatio-, varainhoito- ja kirjanpitoprosessien hallinnointia ja tarjoamista koskevat yhteistyökumppanit, mukaan lukien tilintarkastajat, tarkistajat, tapahtumajärjestäjät jne.).
• Valvontaviranomaiset. Esimerkiksi markkinavalvontaviranomaiset, lainvalvontaelimet ja pelastuspalvelut sääntelymääräysten mukaisesti.
• Kolmannet osapuolet. Esimerkiksi luonnolliset henkilöt tai oikeushenkilöt, viranomaiset, virastot tai elimet, jotka eivät ole rekisteröityjä, johtajia tai henkilötietojen käsittelijöitä.
• Henkilötietoja voidaan luovuttaa (siirtää) toiselle henkilölle liiketoiminnan siirtymisen, sulautumisen, hankinnan, omaisuuden myynnin, palvelun tarjoamisen siirtämisen ja niin edelleen yhteydessä.

8. Henkilötietojen luovuttaminen Euroopan unionin ulkopuolelle

• TE ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin ulkopuolelle.
• Mikäli tarpeellista, TE varmistaa sääntelysäädöksissä vahvistetut menettelyt, joiden tarkoituksena on varmistaa asetuksessa säädettyä tasoa vastaava käsittelyn taso ja henkilötietojen suoja.

9. Henkilötietojen säilytysaika

• Henkilötietoja on säilytettävä siinä määrin kuin se on tarpeen tietosuojakäytännössä asetettujen tarkoitusten toteuttamiseksi edellyttäen, että pidempää säilytystä ei vahvisteta sääntelysäädöksillä. Tietojen säilytysajan määrittämiseksi kriteereitä käytetään säädösten mukaisesti, kuten väitteiden tutkiminen, oikeuksien suojaaminen, ongelmien ratkaiseminen, vanhentumisajan noudattaminen jne., sekä luonnollisten henkilöiden oikeuksien osalta, kuten tietojen säilytysajan määrittäminen ajanjaksolle, jolloin liiketoimeen liittyviä väitteitä voidaan mahdollisesti soveltaa.
• TE tallentaa ja käsittelee henkilötietoja, kunnes ainakin yksi seuraavista perusteista on olemassa:
  • tehdyn sopimuksen voimassaolo;
  • säädöksissä määritellyissä tapauksissa niissä säädetyssä laajuudessa ja määräajassa;
  • jokaisella osapuolella on laillinen velvollisuus tallentaa tiedot;
  • kunnes asianomaisen henkilötietojen käsittelyn kohteena olevan rekisteröidyn suostumus on voimassa, jollei tietojen käsittelylle ole muuta oikeusperustaa.
• Kun tietojen säilytysaika on päättynyt, henkilötiedot on poistettava tai hävitettävä.

10. Henkilön (rekisteröidyn) oikeudet ja velvollisuudet

• Henkilöllä (rekisteröidyllä) on oikeus saada kaikki häntä koskevat kerätyt tiedot kaikissa henkilötietojen käsittelyjärjestelmissä.
• Henkilöllä on oikeus saada tietoja niistä luonnollisista henkilöistä tai oikeushenkilöistä, jotka ovat saaneet tietoja henkilöstä rekisterinpitäjältä tietyn ajan kuluessa. Henkilölle toimitettavat tiedot eivät saa sisältää viranomaisia, jotka johtavat rikosoikeudenkäyntiä, operatiivista toimintaa harjoittavia elimiä tai muita laitoksia, joiden osalta laki kieltää tällaisten tietojen paljastamisen.
• Henkilöllä on oikeus myös seuraaviin tietoihin, jos kyseisiä tietoja sovelletaan:
  • tietojenkäsittelijän yrityksen nimi tai vastaavan henkilön etunimi sekä sukunimi ja osoite;
  • tietoasiantuntijan tai TE:n tietojenkäsittelystä vastaavan henkilön yhteystiedot;
  • henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, oikeusperusta ja tyyppi;
  • henkilötietojen vastaanottajat tai mahdolliset vastaanottajaryhmät;
  • tiedot siitä, että rekisterinpitäjä aikoo lähettää henkilötietoja kolmanteen maahan tai kansainväliseen järjestöön;
  • päivämäärä, jona rekisteröidyn henkilötietoihin on tehty uusin muutos, tiedot on poistettu tai estetty;
  • henkilötietojen hankintalähde, jollei laki estä tällaisten tietojen luovuttamista;
  • ajanjakso, jota varten henkilötiedot tallennetaan, tai jos tämä ei ole mahdollista, kyseisen ajanjakson määrittämisessä käytetyt perusteet;
  • on oikeus vaatia rekisterinpitäjää tutustumaan rekisteröidyn henkilötietoihin ja oikaisemaan tai poistamaan ne taikka rajoittamaan käsittelyä rekisteröidyn osalta tai oikeutta vastustaa käsittelyä sekä oikeutta tietojen siirrettävyyteen;
  • oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa vaikuttamatta tällaisen käsittelyn lainmukaisuuteen, joka perustuu ennen peruuttamista annettuun suostumukseen;
  • oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle;
  • tieto siitä, onko henkilötietojen toimittaminen määritelty lain tai sopimuksen mukaisesti vai onko se sopimuksen tekemisen edellytys, sekä tieto siitä, onko rekisteröidyllä velvollisuutta toimittaa henkilötietoja, ja mitä seurauksia voi olla tapauksissa, joissa tällaisia tietoja ei toimiteta;
  • että on olemassa automaattinen päätöksenteko, myös mainittu profilointi.
• Henkilöllä on sääntelyvaltuuksien mukaisesti oikeus pyytää pääsyä hänen henkilötietoihinsa ja pyytää käsiteltävien tietojen täydentämistä, oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa käsittelyä, myös sellaisten henkilötietojen käsittelyä, jotka suoritetaan TE:n laillisten (oikeutettujen) etujen perusteella, sekä oikeutta tietojen siirrettävyyteen. Näitä oikeuksia on käytettävä siltä osin kuin tietojen käsittely ei johdu TE:n velvoitteista, jotka on asetettu voimassa olevissa säädöksissä ja joita noudatetaan yleisen edun mukaisesti.
• Henkilö voi esittää pyynnön oikeuksiensa käyttämisestä:
  • kirjallisessa muodossa vierailemalla osoitteessa ”Pilskalni”, Grinvalti, Nicas pagasts, Dienvidkurzemes novads, LV-3473 Latvia, esittämällä henkilöllisyystodistuksen;
  • sähköpostitse allekirjoittamalla suojatulla sähköisellä allekirjoituksella, joka lähetetään sähköpostiosoitteen ;
• Saatuaan henkilöltä hänen oikeuksiensa käyttämistä koskevan pyynnön TE tarkistaa henkilöllisyyden, arvioi pyynnön ja toteuttaa sen sääntelyvaltuuksien mukaisesti.
• TE lähettää vastauksen vastaanotettuun pyyntöön postitse kirjattuna kirjeenä ilmoitettuun yhteysosoitteeseen tai antaa sen tiedoksi henkilökohtaisesti ottaen mahdollisuuksien mukaan huomioon henkilön ilmoittaman vastauksen vastaanottotavan.
• TE varmistaa tietojenkäsittely- ja tietosuojavaatimusten täytäntöönpanon säädösten mukaisesti ja ryhtyy vastalausetapauksessa asianmukaisiin toimenpiteisiin vastalauseen ratkaisemiseksi. Jos näin ei kuitenkaan tehdä, henkilöllä on oikeus kääntyä valvontaviranomaisen puoleen.
• Henkilön on toimitettava TE:lle kohtuullisessa ajassa tietoja TE:n käytettävissä oleviin henkilötietoihin tehtävistä muutoksista.
• Henkilö on velvollinen tutustumaan TE:n tietosuojaselosteeseen ennen yhteistyön aloittamista.

11. Suostumus tietojen käsittelyyn ja oikeus peruuttaa se

• Jos henkilötietojen käsittely tapahtuu henkilötietojen käsittelyä koskevan suostumuksen perusteella, henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa tietojen käsittelyyn milloin tahansa samalla tavalla kuin se on annettu, ja tällöin tietojen jatkokäsittelyä, joka perustuu tähän aiemmin annettuun suostumukseen, ei suoriteta tulevaisuudessa.
• Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta henkilötietojen käsittelyyn silloin, kun henkilön suostumus oli voimassa.

12. Muut säännökset

• TE ei tee luonnollisia henkilöitä koskevaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
• TE:llä on oikeus täydentää tai muuttaa tietosuojakäytäntöänsä asettamalla se henkilöiden saataville TE:n kotisivulla tai toimistotiloissa paperimuodossa.
• TE säilyttää aiemmat versionsa tietosuojapolitiikasta, ja ne ovat saatavilla TE-kotisivulla tai toimiston toimitiloissa paperimuodossa.